迅速かつ柔軟にご対応いただき、大変満足しております

お客様のお悩み・ご相談内容

初回ヒアリングでは、動物実験のデータはエクセルによる管理となっておりましたが、データと関数が非常に複雑かつ大量となり、もはやファイルを開くのに2~3分かかるような状況であると伺いました。弊社が確認させていただいたところ、確かにデータ量が多く、ファイル起動に時間がかかっている状況でしたが、本質的な問題は別にあると考えました。エクセルでのデータフォーマットは、閲覧する分には見やすいですが、管理するとなるとデータの不整合が生じていたり、二重登録されていたり、変更・削除などのデータ管理業務がかなり煩雑になっており、業務に支障をきたしているのではないかと考えました。

弊社からのご提案

弊社は、①Excelでのツール開発（現状の運用を踏襲し、それを効率化する）、②Accessでのデータベース構築（根本的な問題解決を図る）、③システム開発（根本的な問題解決を図ると同時に、大胆なステップアップを図る）、の3つの選択肢を比較検討した上で、②Accessでのデータベース構築をご提案しました。

ご提案の理由として、①の現状のExcel管理のままでは人によってデータの書き方が異なるため集計が困難になっており、研究における重要なデータを管理するには限界があると判断しました。また、③のシステム構築は予算の規模が大きすぎるため、現時点では、お客様の投資対効果や回収期間の点で十分な成果が出ないと考えました。弊社は、②Accessでのデータベース構築を通じて要件をしっかり固めて、データベース設計をし、フォームでの入力に慣れるところから始め、将来システム構築するときの基礎づくりをすべきであるとご提案いたしました。

Accessデータベースの構築にあたっては、基本的には弊社からのツールご提案内容に添ってお客様にレビューしていただきました。6回以上お打合せをさせて頂き、お客様との認識をしっかりと合わせながら要件定義を行ってまいりました。要件定義の中でお客様と話し合った内容は最終的に仕様書として文書化し、仕様書ベースでお客様から合意を得た上で、開発に着手しました。このようなプロセスを経ることについても丁寧にご説明し、後から手戻りが生じることによるコストオーバーや納期遅れが生じないようにするために重要であることをご理解いただきました。

開発中はこまめに進捗をご報告し、お客様からのご質問等にも迅速にご回答してまいりました。納品時は、お客様がスムーズに検収作業に入れるよう操作方法についての注意点などコミュニケーションさせていただきました。

検収中にお客様からご指摘頂いた点は、不具合と仕様変更にしっかりと分類し、仕様変更については追加開発料金を頂戴してご対応いたしました。不具合については、検収期間中は無償でご対応いたしました。問題解決にあたりさまざまなハードルがありましたが、お客様との信頼関係を構築でき、またお客様にも迅速かつ十分にご協力いただいたおかげで、研究員の方々にとって業務改善効果の高いデータベースを構築いたしました。

システム導入の成果

人によって登録方法が異なることでデータの不整合やミスが生じていた状況はなくなり、データベースにきれいにデータが格納されるようになりました。さらに、データが整備されたことで、レポート出力が容易になり、実験データの傾向・状況を即時に把握できるようになっています。研究員の方のデータ登録作業や、管理者の方のデータ管理作業、レポート作成作業が大幅に効率化でき、生産性向上が実現できました。

お客様からのメッセージ

動物実験のデータ管理を効率化するため、ご相談いたしました。元々はエクセルによる管理となっておりましたが、データと関数が非常に複雑かつ大量となり、もはやファイルを開くのに2~3分かかるような状況でした。ご連絡後すぐに社長御自らお越しいただき、現状の問題点や解決策、アクセスデータベースの構築をご提案いただきました。作業開始後も何度もお越しいただき、詳細な聴取をしていただいた上でデータベースを構築していただきました。こちらの理解不足や想定不足により何度も修正をお願いいたしましたが、その都度迅速かつ柔軟にご対応いただき、大変満足しております。是非また同様の機会にはお願いしたいと思っております。