コラム

身近なエクセル業務改善から取り組むべき3つの理由





生産性向上に取り組もうと決意したら、貴社はまず最初に何から始めますか?便利そうなソフトやクラウドサービスを購入したり、いきなりシステムを導入しようとしたりしていませんか?

業務を変えていくには段階があります。

便利そうなソフトを手当たり次第に購入しても、結局使われないままで終わってしまいます。また、業務が標準化されていないにも関わらずシステムを導入したら、現場に大混乱が起きます。貴社がITのレベル1なのに、いきなりレベル3とか4でやるべきことに取り組んでしまうのは、ちょっと拙速すぎます。

今がレベル1なら、レベル2になるために取り組むべきことがあります。それが身近な業務改善であり、例えばエクセル作業の見直しです。具体的には、マクロやVBAのツールを使って、手作業や手入力を自動化します。

ツールを使って身近な業務を改善することが、ソフトウェア導入やシステム導入よりも(局所的には)効果が高い、ということを示したのが上の図です。

システムは、1人1人の業務改善効果はそれほど大きくはないものの、利用者数が多いために、利用者数×効果で考えればトータルで得られる効果は大きくなります。一方でツール開発は、利用者数は限られるものの、その人達にとっては最も効果が高い業務改善の施策であると言えます。

また、費用面で見てもツール開発を優先して行うべきだと言えます。システムの導入は、システム開発の規模によって大きく変わってきますが、最も安く済ませるとしても1,000万円以上はかかります。一方で、ツール開発は平均的には20万円程度で済みます。失敗してもリスクが少なく(弊社にご依頼いただければ失敗はしませんが)、試す価値が大きいということが言えます。

また、ツール開発は現在の業務を明らかにし、業務を標準化することにもつながります。業務のやり方が属人的で、暗黙知になってしまっているのを、形式知化します。誰でも同じ品質で、スピーディに業務を行えるようになります。

上記は、決して中小企業特有の話ではなく、むしろ大企業にこそ理解して取り組んでもらいたいことです。大企業はIT投資余力があるので、業務を変えようとするとすぐにシステム化とか流行りのウェブサービスに飛びついてしまいがちですが、結果として大金をドブに捨てている様子を何度も見てきました。

大企業であっても、ITレベルが1なんてことはよくあります。アナログで紙文化で、そんな状態からいきなりシステムを開発してもうまくいくわけはありません。弊社はツール開発にもシステム化の企画・設計にも精通していますので、どこから始めればいいのかお悩みでしたら、一度弊社にご相談ください。

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