システムは日々の業務を楽にしてくれるのか?

コア業務に集中できているか?

御社には、非効率な作業がウイルスのように蔓延しています。社員はみな忙しい日々を送っていて、残業時間も毎月40時間は超えているにも関わらず、なかなか業績が伸びない。その原因がどこにあるのかわからない、という状況に陥っていませんか。

そのまま受注量や取り扱い商品数が増えていくと、さらに状況が悪化していきます。ルーティンワークが増大すると、本来やるべき業務を圧迫します。たとえば営業などお客様の前に出るフロント業務や、新商品開発などのクリエイティブな仕事がどんどん滞っていきます。その結果、徐々に受注量や取り扱い商品数に陰りが見え始め、生産性の低さが業績の悪化へと影響を及ぼしていくのです。

ルーティンワークは通常、属人的なものです。作業担当者の中で閉じていて、他の人はその作業の実態を知ることがありません。まさにブラックボックス化しており、いったいどのような手順で行われているのか知るすべがありません。他の誰のチェックも受けることのない無法地帯になっている、とも言えます。

作業担当者はもちろん現場で頑張って問題を解決しようとしています。ルーティンワークを早く終わらせるために、ムダな業務を効率化するために頑張ってはいるのですが、それは担当者個人の中で最適化されているだけ。業務改善のプロではありませんから、個人の限られたスキルと能力の中では効率化しようにも限度があります。

システムを導入すれば解決するのか?

システムを導入することは一つの解決策です。ただし、システムを導入すれば業務効率化は実現できるかというと、一概にそうとは言えません。

第一に、コストの障壁があります。システムの導入コストは数百万~数千万かかりますから、慎重に設備投資計画を練り上げてから実行に移さなければなりません。数千万規模のシステム構築であれば、社長決裁が必要になります。今すぐにできることではなく、中長期的な視点で、会社の戦略と合わせて検討していく話になります。

第二に、開発業者の障壁があります。システム構築プロジェクトの成功率は、それほど高くありません。多くのプロジェクトは失敗し、システムへの投資を回収できずにいます。その要因として、要件定義の甘さが挙げられます。お客様と開発業者の両方に非があるわけですが、お客様がシステムについてあまりに無知であることで、要件定義を丸投げするケースが多く見受けられます。一方で開発業者は、言われたとおりのことしかやらないステレオタイプですので、どうすれば業務改革に結びつくかをお客様と一緒に考えることはしません。結果として、作ったはいいが使い物にならないシステムになってしまうのです。

第三に、利用者の障壁があります。システムを使う利用者が多くなればなるほど、要求が膨れ上がります。こうしてほしい、ああしてほしい、という意見を吸い上げれば上げるほど、どんどんシステムは複雑化し、どんどん開発コストが上がっていきます。利用者の要求をうまく交通整理できる、業務にもシステムにも精通した人間が必要であるにも関わらず、そういった人材を入れずに開発を進めると、要求をすべて入れたご立派なシステムができあがり、開発期間は延長、コスト増大、そして使いづらいシステムという負の遺産が生まれてしまうのです。

関連記事

  1. 『Excel VBA 講師養成塾』の狙い

  2. 【改善の第1ステージ】業務改善マインドを強化

  3. 【改善の第2ステージ】目標業務プロセス定義

  4. 【改善の第3ステージ】電子化・ペーパーレス化

  5. お見積もり例)データ移行・加工・整形作業の代行

  6. Excel VBAセミナーを開催しました!