ブログ

仕事を劇的に改善するVBAの学び方

世の中には、ExcelやAccessなど今すぐ捨ててシステム化せよ、というシステム開発業者がいます。ExcelやAccessはデータの共有に弱いので、情報を共有するならシステム化がより適しているという主張も一理あります。

ところが私の10年以上に及ぶコンサルタント経験から言えば、どれほどIT化やシステム化が進んだ最先端の大企業であっても、Excel作業やAccess作業は決して消えない、ということが断言できます。人事部が裏で管理しているデータはExcelに格納されています。経営企画部が役員から言われて作るレポートはExcelで作成しています。法務部が扱う契約書のメタデータはExcelで管理されています。データウェアハウスからマスタ情報をインターフェースするなら必ずと言っていいほどAccessが使われています。

システム化したところでExcelやAccessなどを捨てられるわけがないのだから、あきらめて使いこなす方法、すなわち「VBA」を学習しておくのが得策だと言えます。システム化できるところはして、できないところはVBAである程度自動化しておくのが最も生産性の高いやり方です。では、どうすれば効率的にVBAを習得できるかについて書いていきます。

◆VBAを使う理由は何か

そもそもVBAとは何かというと、Microsoft社が開発したMicrosoft Office用のプログラミング言語で、Visual Basic for Applicationsを略したものです。VBAは、Visual Basic(VB)というプログラミング言語をベースとしており、ExcelやWordなどのソフトウェアで使用できるようにカスタマイズされています。VBとは似ている部分もあるが、別の言語として扱われることが多いです。

VBAは、他の言語と比べて学びやすい言語です。その理由は3つあります。

理由1. 業務との親和性が高い

身近な業務で最もよく使うExcelなどのOfficeソフトに、開発機能がはじめから搭載されているのはVBAだけです。普段の業務と密接に関係しているから、業務効率化にも直接的な効果をもたらしてくれます。

理由2. 敷居が低い

VBAは英語に近いので、なんとなく読めます。他のプログラミング言語に比べても理解しやすいほうだと思います。最初の敷居が低いので、取っ掛かりやすいですね。

理由3. 情報が多い

VBAの普及率が高いため、書籍やインターネットなどが数多く発行されていて、開発に必要な情報は世の中にあふれています。何かトラブルが起きたときや、細かい情報を知りたいときに、少し調べるだけで様々な情報をすぐに入手できます。

では、VBAはどういった業務に使えるのでしょうか?

◆VBAが得意とする作業とは

タスクをおおまかに分類すると、だいたい以下の5つになります。
・データ入力
・データ集計
・データチェック
・データ出力
・データインターフェース

このうち、データ入力以外はVBAの力が発揮できることが多いです。
・ファイルやウェブなどからデータを収集・統合・集計する
・人間が気づきにくいエラーを、漏れなく一瞬で検出・修正する
・生データを変換し、経理・給与ソフトなどに取り込み、手入力をなくす
・データベースと端末間でのデータのやりとりを自動化し、処理を高速化する

また、VBAの適用範囲を業務別に見てみると、例えばこんなことができます。
・【営業部】支店別に別ファイルで管理されている案件や顧客の情報を集計する
・【経営企画部】大量の販売データから、様々な角度での分析やグラフの出力を行う
・【人事部】採用面接の通知書や送付状などの人事関連書類を一括で作成する
・【経理部・財務部】仕訳データを生成し、経理ソフトにインポートする
・【総務部】全社員に記入してもらった名刺データのファイルを統合する
・【個人事業主】アルバイトの勤務時間や交通費を計算し、給与明細を一括出力する

手作業や手入力作業をVBAによって自動化することができれば、成果物の品質・作業員の労力・作業時間を改善したり、ルーチンワークの作業負荷を下げてクリエイティブワークにシフトすることができ、企業の生産性向上や業績改善へとつながっていきます。

では、これほど便利なVBAを手っ取り早く学ぶ方法はあるのでしょうか?

◆効率的なVBAの学習法とは

VBAを学ぼうとするとき、考えなければならないポイントは「コスト」と「時間」です。独学でやろうとすると、コストは安く済みますが、相当時間がかかります。

一方、スクール(講座)に通おうとする場合、講座の選び方を失敗しないよう注意しなければいけません。非常にお金のかかる講座もあるし、やたら安いけど中身がスッカスカのものもあり、ピンキリです。選び間違えると痛い目に遭うのがスクールです。

では、スクール(講座)に通うとした場合、2つの形態に大きく分けて選択肢を狭めてみましょう。1つは「パソコン教室型」、もう1つは「実務特化型」です。

パソコン教室型は、主な目的がVBAエキスパートなどの「資格を取ること」なので、テキストの内容を1ページ目から始めて、すべての内容を網羅的に学習していきます。これが悪いわけではありませんが、もし仕事のためにVBAを学ぼうとしているのなら、無駄な知識もたくさん勉強することになります。その分、無駄なお金と無駄な時間を費やすことになります。

一方、弊社が提供している実務特化型の講座であれば、目的が「業務を効率化する」ことなので、実際の現場における業務改善事例をベースとして、必要な知識をピンポイントで習得することができます。では、実務特化型の中でもどの講座を選んだらよいのでしょうか?

一番重要なのは、講師の実務経験です。講師の実務経験を以下のような4段階に分類した上で、各講師がどの分類に当てはまるのかを判断されたほうがよいと思います。
・レベル1 Excel VBAを知っている
・レベル2 プログラミングを知っている
・レベル3 システム・データベースの設計を知っている
・レベル4 業務改善経験が豊富である

多くの講師はレベル1~2までしか経験がないのが実情です。VBAを使ってツールを作って実際に業務改善した、というような実務経験や業務実績がないと、教えることがどうしても汎用的(表面的)になってしまいます。大手スクールですと、レベル1~2程度の講師が多いように見受けられます。

一方で、レベル4まで経験している講師であれば、当然教えることが実務的で、受講生の仕事に関する様々な疑問・質問にも的確に答えることができます。したがって、仕事のために、短期間で効率よく学ぶなら、業務改善のプロフェッショナルが開催する講座に参加されるのが最も近道だと言えるでしょう。

関連記事

コメント

  • トラックバックは利用できません。

  • コメント (0)

  1. この記事へのコメントはありません。

ページ上部へ戻る