生産性向上とは、業務の「品質向上」「コスト削減」「時間短縮」を実現すること

中小企業の重視する経営課題のトップに挙がるのが「業務効率化」や「コスト削減」です。経営者に限らず、実際に業務を行っている実務担当者の方々も業務の改善を日々行っていますが、IT予算はそれほど多くなく、効果的な業務改善ができていないのが実情です。

 

一方で、業務効率化のために高い予算を投じて構築したシステムや、有名だからと購入した高額なソフトウェアが、利用者に使われず放置されていたり、過剰な要件を盛り込んだためにかえって業務が煩雑になってしまい、悲鳴をあげている現場はいくつもあります。

 

業務効率化のために、システムやパッケージソフトに高いお金をかけるだけの価値はあるのでしょうか?答えはノーです。お金をかけても業務改善はできていないのが現状であり、お金をかけなくても生産性向上は実現できます。ではどこから着手すべきかというと、Excel、Word、Powerpointなどを使うオフィス業務から改善していくべきなのです。

 

十分にIT化の進んだ大企業ですら、Excel等を使った手入力作業は幅広く存在しています。例えば経理部では、請求管理システムを導入していても、請求書の発行から回収に至るまでの進捗管理だけはExcelで管理しています。総務部では、設備予約システムを導入しているものの、プロジェクターなどの備品の貸出管理についてはExcelで管理しています。経営企画部では、経営層のためにマネジメントダッシュボードのシステムを導入していますが、売上分析などの細かいレポーティングについては、Excelを使って深夜まで作業をしている状況です。

 

実務担当者の方々はみな、属人的な作業方法で、日々改善を繰り返しながら作業をしていますが、プロから見ると大変に非効率なやり方であることが多々あります。4時間かかっていた作業が、プロによるVBAプログラムを使えば3分で終わるということもあります。それくらい威力のある業務改善が可能であるのに、そのメリットを享受できていないのはとてももったいないことだと思います。

 

日本頭脳株式会社は、ITを活用してお客様の「生産性向上」を実現する会社です。IT予算が少なくても、生産性向上は実現できます。小さな一歩を踏み出すために、ぜひ一度ご相談ください。

 

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