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意外と知らない業務プロセスの書き方まとめ

近年、ますますビジネスのスピードは増し、中小企業は不確実な社会経済状況に置かれています。顧客ニーズの細分化、ビジネスサイクルの短期化、景気不透明、国際競争の激化といった脅威のもと、目まぐるしく変わるビジネス環境変化への迅速な対応や、ビジネスプロセス改革の重要性が高まりつつあります。

 

IT投資で解決したい経営課題としては依然として、業務プロセスの効率化への関心が非常に高い状況が続いています。ビジネスプロセス最適化をより一層進めていくことが最重要テーマの一つであり、各企業における取り組みが急速に進んでいるところです。

 

しかし、業務をわかりやすく表現する方法は統一されていません。業務モデリング、ビジネスプロセスモデリング、ワークフロー(業務フロー)、ワークフローダイアグラム、プロセスダイアグラムといった様々な言葉で表現されていることこそが、業務を描くということの多様さ、複雑さを表しています。

 

一つ確実なことは、現状の業務(AsIs)を把握できなければ、目標の業務(ToBe)を描くことができず、業務を改革することなどできない、ということです。そして、業務改革の道筋を正しく共有できなければ、改革を成功させることなどできはしません。その意味で、業務プロセスを可視化する業務モデリングというのはとても重要な作業であるということはどの企業においても認識が一致するところだと思います。

 

今回は、業務プロセスの表記法についてご紹介していきます。

 

ビジネスプロセスモデリング表記法(BPMN)

業務プロセスを可視化し、プロセスの分析、業務改善検討、モニタリングを行うことを通じて、継続的に業務プロセスの改革を推進するマネジメント用のツールです。プロセスの実施状況を評価するKPIを策定し、モニタリングによる実施結果を一貫して管理するという思想が組み込まれているため、それらを基に経営判断を行うことにより、業務プロセスを実現することが可能です。ニューヨーク州 政府税務局、米国 国防総省などで導入されており、その事例が日本でも紹介されています。

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(出典:creately.com

 

統一モデリング言語(UML)

UML(Unified Modeling Language/統一モデリング言語)は、オブジェクト指向のソフトウェア開発において、データ構造や処理の流れなどソフトウェアに関連する様々な設計や仕様を図示するための記法が乱立していたとき、それらの表記法を統一するために定められたものです。ソフトウェアのモデリング言語の標準としてとして最も広く普及しています。13 種類の図法から成り、よく使う図としては、ユースケース図、状態遷移機械図、シーケンス図、クラス図などがあります。

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(出典:commons.wikimedia.org)

 

IDEF0

情報システムの機能を記述するための、機能モデリング手法です。業務プロセス、ソフトウエアの分析、開発、リエンジニアリング、統合などに使用されています。さらにIDEF0は、事業、製造、あるいは事業体運営のその他のタイプの広く多様な姿をあらゆる詳細さのレベルまで、図的に表現する能力を持っています。一つの作業を「機能(処理)」「入力」「出力」「制御」「機構」という五つの要素に分解して表記します。

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(出典:http://www.ohmsha.co.jp/)

 

フローチャート、業務流れ図(JIS X 0121)

プロセスの各ステップを箱で表し、流れをそれらの箱の間の矢印で表すことで、アルゴリズムやプロセスを表現する図です。複雑なプロセスやプログラムの設計および文書化に使われます。部門間の業務連携を表現するために「スイムレーン」を使って表現することもできます。フローチャートにより、各活動の責任分担を明確化でき、意思決定を正しく行えるようにする効能があり、全体として一つのプロセス(事業、プロジェクトなど)を実施する際の各組織の責任を明確化することが可能です。

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(出典:tightops.com)

 

NOMA方式

工場の工程分析表をもとに、元日本経営協会(NOMA)理事である株式会社マネージの三枝鐘介社長がまとめたものであるため、NOMA方式と呼ばれています。これと同系統のものに日本能率協会方式(日能式)があります。使用する記号の数を抑えることによって、シンプルに記述しているのが特徴で、記号の種類も多く覚えるのに時間が掛かる産能大式に比べて、より簡潔に記述しやすい利点があります。

 

 

産能大式

学校法人産業能率大学によって策定されたもので、NOMA方式に比べて「FAX」「コピー」等の具体的な記号を用いているのが特徴です。株式公開時の提出資料では、この形式を用いることが多いと言われています。

 

機能情報関連図(DFD)

データフローダイアグラム(DFD)は、構造化システム分析・設計方法論(SSADM)の一部で、情報システムの構築や分析に使用されます。情報システムの中のデータの流れを視覚的に表現するとともに、構造図のデータ処理分析が可能です。 要求定義の初期段階で、システム化して解決したい問題領域を可視化するために使用されることが多いです。

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(出典:http://www.freetutes.com/)

 

オススメの業務プロセス表記法はどれか?

上記で紹介してきた業務プロセス表記法の中で一番わかりやすいのは、フローチャート(業務流れ図)です。JIS規格として標準化されている「正統な」手法であるとともに、各表記法の中でもずば抜けてシンプルでわかりやすく、Powerpointにも流れ図で使用する図形が標準搭載されているという点がオススメの理由です。

 

JIS X 0121の流れ図記号を使った業務プロセス表記の実践例については、後日詳しく解説したいと思います。

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