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アウトソーシングで期待した成果が出ないなら

アウトソーシングの失敗

バックオフィス業務をアウトソーシングしてみたが、思うように期待した成果が得られない、という事態が多く発生しています。

 

そもそも我々は、アウトソーシングに何を期待しているでしょうか?アウトソーシングによって、コア業務への集中を実現するのが一番の目的です。自社の人的資源をフロントオフィス業務に振り分けて、より利益を生み出す仕事や、お客様と接する仕事をやってもらう、という狙いがあります。

 

アウトソースする業務は、コア業務よりも付加価値の低い業務なのですから、自社でやるのに比べて「当然ながら」コスト削減が実現されなければなりません。

 

図1

具体的に言うと、

  1. アウトソーシング受託企業のほうが、自社でやるよりコストが下がらなければいけません。
  2. 受託企業側が、委託する業務についてノウハウを持っていて、業務効率化ができなければいけません。
  3. 受託企業は同じ業務を他社からも受注しているわけですから、スケールメリットを活かしてコスト削減できなければいけません。

 

しかし残念ながら、そのような期待が裏切られるケースが続出しているのです。まず、アウトソーシング企業は、ノウハウを共有する体制をもっていません。受注する案件ごとに人材をかき集め、終わったら人材を放出する、を繰り返しているため、人材にノウハウが蓄積されにくく、さらに得られたノウハウを全社で共有する仕組みも持っていません。

 

また、アウトソーシング企業の社員は極めてモチベーションが低く、業務に積極的ではありません。給料が安いのに仕事量は多く、激務であるために業務を効率化する時間も作れません。また、アウトソーシング企業の管理職はモラルが低く、社員を使い捨てるという意識が往々にしてありますので、人もなかなかついていかない、ということが言えます。

 

結果的に、委託した企業が得られる成果は、以下のデメリットしかなくなるのです。

 

図2

 

せっかくアウトソーシングしているのに、なぜか自社でやるよりもコストが高くついている、ということもあります。コスト削減が一向に進まないだけでなく、独立した業務として受託企業に移管することができない、手離れしない、いつまでも指示したり確認したりしなければならない、といった状況で、コア業務に集中できません。自社内で蓄積してきたノウハウが外部に流出して終わり、という事態に陥るのです。

 

アウトソーシングを成功させるには

ではどうすればよいか、というと、アウトソーシング企業に業務を丸投げする前にやるべきことがあります。

 

図2

 

それは、「委託業務の効率化」です。アウトソーシング企業にいろんなことを期待するのではなく、限定された業務しかできないものだという認識を持った上で、アウトソーシング企業をうまく使ってコストを削減するにはどうすればよいか、という発想の転換が必要になります。

 

手っ取り早くコスト削減したいなら、業務量を減らすのが一番です。業務量を減らすには、業務を削るか、業務を効率化するしかありません。削れる業務はそれほど多くはないでしょうから、仕事を渡す前に、しっかり業務効率化を行っておくのが得策です。

 

データの集計やチェック、データインターフェースなど、自動化できるところはすべて自動化し、人間がやるべき業務範囲を狭めます。業務範囲を狭めることで、アウトソーシング企業の業務量の削減に直結するのです。また、業務のやり方についても効率のよいやり方を選んで、業務手順に反映させます。委託先のやり方を信頼するのではなく、事前に自社内で検討して、業務効率化を進めておくのが重要なことです。

 

委託前に業務効率化すべき

すでにアウトソースしてしまった、という場合には、委託企業である御社(アウトソーサー)と、受託企業であるアウトソーシング企業(アウトソーシー)との間にプロが介入し、業務要件や業務手順の見直しをかけるというのも一つの解決手段です。効率化された業務をアウトソーシング段階で実現していくことで、確実なコスト削減を図ります。

 

これからアウトソーシングを検討するという場合は、業務効率化のプロを御社プロジェクトチームに入れて、業務フローの整理・見直しを徹底してやることを強くお勧めします。一歩間違えるとコスト増大などのデメリットを誘発しかねないアウトソーシングも、事前にしっかりと備えておけば、期待した成果が得られます。弊社にて無料相談を承っておりますので、お気軽にご相談ください。

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