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行政への許認可申請・届出の業務改善

事業者は、事業を行う前なら許認可を申請し、事業を行っている間は調査票や報告書を提出し、事業を終了する時は廃止届などの届出を提出するなど、いずれのタイミングにおいても行政書類を作成する必要に迫られます。様式として、申請書、届出書、調書、請求書、概要表、報告書、計画書、明細書など様々なものがあり、いずれも独特のフォーマットであるために、手書きせざるを得ず、大変な労力を費やしています。

 

行政書類の作成業務を効率化するには

毎回、申請書や報告書を手書きしなければならず、実務担当者の方の作業負荷は上がる一方である、というのが現状だと思います。以下、例として挙げるのは、助成金の支給申請書という行政書類です。この申請を行うには、少なくとも以下の6つのファイルを提出しなければなりません。

  • キャリアアップ助成金支給申請書(エクセル)
  • 支給要件確認申立書(ワード)
  • 支払方法・受取人住所届(PDF)
  • 事業所確認票(ワード)
  • 正社員化コース内訳(エクセル) ※複雑な集計あり
  • 正社員化コース労働者詳細(エクセル)

ExcelやWordだけならまだしも、PDFまであります。PDFとなると、もう紙に印刷して手書きするしかないですよね。Wordに手入力して、PDFには手書きで書いて、Excelには手入力に加えて複雑な計算まで行う、といった気の遠くなる作業を何とかしたい、というのは実務担当者の方の切なる声だと思います。本当に手書き、手入力するしかないのでしょうか?

 

実はすべて自動化できます。弊社では、各省庁、都道府県、市区村町といった行政機関への申請書や届出などの作業を楽にするツール開発に取り組んでおります。そのツールがどういったものなのか、簡単にご紹介している動画があります。

 

先ほどの6つのファイルの作成をすべて自動化しています。エクセルでもワードでもPDFでも紙でも、すべてまとめて作成・出力することが可能です。手書き・手入力だとミスも多くなるところ、このように電子データ化し、ツール化することで、申請の品質も向上します。一度、ツール化を検討されることをおすすめします。

 

弊社が提供しているサンプルツール群

弊社がこれまで作成してきた申請書などの自動作成ツールは、以下のとおりです。すべてサンプル版を用意していますし、中には無料で使えるものもありますので、ダウンロードして使ってみるとよいと思います。

 

 

行政申請書類一元管理一括印刷が可能!申請書出力ツール

国や地方自治体などの官公庁や独立行政法人等に提出する許可申請書、承認申請書、開示請求書、利用計画書、減免申請書、届出書、などの作成・管理が煩雑になっていませんか?

 

これまで手書きで1枚ずつ作成していた作業が一気に楽になる、各種様式に合わせたデータ一元管理・一括印刷ツールを開発いたします。Excelに一覧表を作ってデータを楽々管理、そこから様式のフォーマットに合わせてデータを埋め込み、複数枚の申請書等をワンクリックで一括出力できます。データをセットするだけではなく、自動で◯(丸)を付けることもできます。ExcelだけでなくWordにもPDFにもにも対応します。これまでに構築してきたツールの一部をご紹介します。

 

助成金支給申請書 エクセル自動作成ツール(無料ダウンロードできます)

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助成金にはさまざまな種類がありますが、この商品は、その中でも特にニーズの高いキャリアアップ助成金を自動で作成するツールです。助成金の支給申請に必要な書類は多数あって、作成するのがとても大変ですが、このツールを使えば面倒な書類作成が圧倒的に楽になります。詳しくはこちら

 

道路使用許可申請書 自動作成ツール

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たくさんの道路使用許可申請書を提出するとき、一枚ずつ手書きでは大変です。このソフトを使えば一気に作業が楽になります。Excelの表にデータを入力するだけで、申請書の形式に合わせて自動で記入、連続でファイルを出力してくれます。詳しくはこちら

 

外国人雇用状況届出書 自動作成ツール

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外国人労働者の入退社に伴い、届出書を一枚ずつ手書き・手入力するのは大変です。このソフトを使えば労働者をExcel上で管理しつつ、届出書も一気に出力することができます。申請書の所定の場所に自動でデータをセットし、労働者の数だけ連続でファイルを出力してくれます。詳しくはこちら

 

訴状(売買代金請求) 自動作成ツール

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最高裁判所に許可を得て開発したこのツール。60万円以下の金銭の支払を求める場合に利用できるのが少額訴訟です。原則として1回の審理で終わるので、通常の訴訟手続きよりも圧倒的なスピードで解決できるのが特徴で、中小企業間での取引において売掛金の回収ができない場合や、オークション落札後に金銭を支払ってもらえない場合など、様々なビジネスシーンでの利用が可能です。訴状はPDFでしか入手できないため、印刷して手書きするのがとても面倒ですが、このツールを使えば一瞬で終わります。詳しくはこちら

 

屋外広告物許可申請書 自動作成ツール

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建物の屋上や壁面、道路ののぼり旗など、屋外に広告を出そうとする前に、必ず屋外広告物許可申請書を提出する必要があります。申請書の様式は独特なので、手書きや手入力で作成するのが大変面倒です。しかし、このツールを使えば申請書が何枚あっても楽に出力することが可能です。詳しくはこちら

 

犬猫等販売業者定期報告届出書 自動作成ツール

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犬猫等販売業者は、犬猫の数について毎年度の定期報告を行うことが義務付けられています。Wordの表に、所有した数、引渡した数、死亡した数をそれぞれ記入しなければなりませんが、そのフォーマットはとても記入しづらいものです。しかしこのツールを使えば、犬猫の数はExcelで多年度分を一元管理でき、必要な年度を指定して届出書を自動で出力でき、作業がとても楽になります。詳しくはこちら

 

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