総務部門の業務改善

総務部門は、会社によっては管理部門とも呼ばれ、幅広い業務を担当する部門です。大幅な業務効率化が可能な特定の業務というものはありませんが、小さな業務改善を積み重ねていかないと、業務量が増大していく傾向がありますので、要注意です。

 

社員証・IDカード・名刺の発行

社員の入退社に伴って社員証やIDカード・名刺を発行するのは基本的に総務部門の役目です。ここで必要なのは、社員マスタや異動履歴といった情報です。人事部から必要なデータを受け取って、そこから社員証の発行に必要な情報や、IDカードの発行に必要な情報、名刺のレイアウト情報へと変換させなければなりません。

 

すべて手作業で行っていると、社員数が増えていくにつれて業務量が増大していきます。基本的に総務部門の人員が増えることはありませんから、担当者の業務負荷を増やさないためにも、データ変換やレイアウト作成といったところはすべて自動化しておくことが望ましいです。

 

設備予約管理、設備・備品の管理

社内の会議室等の管理や、設備予約の管理も総務部門の主要な業務です。プロジェクターや裁断機といった社内の備品については、貸出管理が必要になることがあります。また、会議室については、誰が、何時から何時まで使用するか、という予約情報を管理しなければなりません。この貸出管理や予約管理は、トランザクション数がとても多く、総務部門の業務量を増大させる要因になります。

 

まず、予約管理は社内ポータルなどで自動化されていることが望ましいですが、どうしてもExcelなどを使わなければならない場合でも、例えばGoogleスプレッドシートやExcelの共有ドライブ上での共同利用などを活用して、なるべく総務部門が仲介せずに済む仕組みを構築しておくことが望ましいです。

 

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