ブログ

経理・財務部門の業務改善

経理部門、財務部門における業務効率化のポイントは、経費精算や請求などの「社員」の日常業務の効率化と、意思決定のための管理会計・決算などの制度会計といった「株主」・「経営層」のための業務効率化です。

 

経費精算の集計業務

経費精算は、もちろんシステム化されている企業もあると思いますが、全社員が立替経費精算や事前申請などを行えるシステムを導入している企業は少ないでしょう。日々の通勤交通費を、月ごとにExcelで入力して経理部に提出している会社もありますし、中には紙に金額や費目を記入して精算している会社もあります。

 

証憑として残すべきはレシートや領収書だけで十分なので、紙による経費精算をしている会社はいますぐExcelなどを使って電子化することを検討されるべきです。次に、Excelでの入力を行っている会社は、集計作業の効率化を実現するのが先決でしょう。毎月の交通費が入力されたExcelファイルを全社員から受け取ったら、月別のフォルダに格納し、あとは集計用のツールを使ってボタンワンクリックで仕訳を生成する、という状態にするのが理想的です。

 

Excel VBAを使えば複数ファイルからのデータ取り出しなど容易に行えるので、集計業務をできるだけ自動化して、経理業務負担を減らすとともに、集計金額のミスをゼロにする仕組みを構築しておかなければいけません。

 

経費の入力や申請についてはクラウドサービスを活用してみてもよいと思いますし、Googleスプレッドシートなどを活用してウェブ上で全社員の経費精算情報を一元管理するという取り組みも、中小企業にとっては効果的でしょう。

 

会計ソフトへのインターフェース

経費精算や請求などの日常業務を経て蓄積された仕訳データは、会計ソフトに入れる必要があります。この時、手入力でデータを入力していくのはあまりにも非効率であり、当然ながらミスも起きます。会計に関するデータは社内データの中でも特に重要なデータの一つですから、絶対にミスがあってはなりません。その意味で、仕訳データを会計ソフトに自動的に登録するインターフェースの仕組みは欠かせないものと言えます。

 

データインターフェースを実現するには、仕訳データを、会計ソフトの項目や配置に合わせて整形するというデータマッピング作業(以下「マッピング作業」という)が必要になります。会計ソフトが受け入れられるデータフォーマット(CSVファイルなのか、固定長なのか、など)をしっかりと理解した上で、マッピング定義を作成します。すべてExcelでの作業が可能です。マッピング定義によって処理を行うようにツールを作っておけば、データフォーマットの変更にも素早く対応できます。

 

管理会計のためのデータ分析

管理会計は、貸借対照表や損益計算書といったいわゆる制度会計とは異なり、経営の意思決定を行うために必要な会計データの集計です。もちろん、管理会計を行う上で、貸借対照表や損益計算書のデータが必要になるケースは多々あります。

 

管理会計の具体例として、経営指標分析が挙げられます。当座比率や自己資本比率といった「安全性分析」、売上高営業利益率や売上高人件費比率、売上高売上債権比率といった「収益性分析」、棚卸し資産回転率や有形固定資産回転率といった「収益性分析」など、基本的な経営指標の算出は、自動で計算されるようにしておく必要があります。月次レポートとしてグラフまで出力できるくらいにはしておきたいものです。

 

また、予算達成率や、提案金額に対する契約金額など、予実管理(予定・実績管理)についてもすべて自動化されていることが望ましいです。Excelには必要なデータを投入するだけで、自動計算・自動グラフ出力して、経営会議等で用いるレポートが全自動で生成されるように、VBAでプログラムを組むことは対して難しいことではありません。

 

BIツールやダッシュボードといったシステム・ソフトウェアを購入するという選択肢もありますが、BIツールは機能過多で、費用対効果は低い場合が多いです。また、ダッシュボードを導入したはいいが、欲しいレポートが生成できない、ちょっとしたカスタマイズに莫大な追加料金がかかる、といったトラブルも多々あります。導入においては専門家の意見も取り入れ、大きな投資を行う前に、まずはExcelなどでレポーティング業務をやってみる、というスモールスタートの姿勢も大切になってきます。

 

請求から回収までの管理業務

お客様への請求や回収も、経理部門の重要な業務です。請求においては、顧客一覧から宛名を生成して、封筒などに貼るラベルを印刷するところまでを電子データ化、自動化できるのが望ましいです。一つ一つ手書きというのは明らかな工数の損失であると言えます。

 

請求に際しては、請求書ごとに請求番号を発行し、支払期限までに請求額が支払われるか、状況をモニタリングする必要があります。その際、請求金額が確定したのか、請求書を発送したのか、支払期日を過ぎたのか、督促を完了したのか、といった請求ステータスの管理はとても重要になります。請求管理用のExcelファイルの中にステータス管理項目を設置するとともに、期限を過ぎた場合はアラートを出す、といった機能があると便利です。

 

 

関連記事

コメント

  • トラックバックは利用できません。

  • コメント (0)

  1. この記事へのコメントはありません。

ページ上部へ戻る