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経営企画部門の業務改善

経営企画部門は、社長室と密接に連携し、経営会議等で使用する売上予測分析、受注予測分析、販売分析などの資料を作成することが多いです。社長だけでなく、幹部レベルからもこういったレポートが欲しいといったアドホックな要求に対応しなければならず、常に業務量が多いため、業務改善の余地が大きい部門の一つであるといえます。

 

売上分析レポート作成

社長だけではなく、常務取締役、専務取締役など、様々な経営陣からレポートを要求されるのが経営企画部の特徴です。レポートのために必要なデータを引っ張ってきてExcelに展開し、集計作業をして、グラフ化し、パワーポイントなどの発表に適したドキュメントとして保存する、といった一連の作業を、少人数でやらなければなりません。

 

したがって、レポートで要求されるグラフなどはある程度パターンとして用意しておくのが得策です。一つテンプレートファイルを作っておけば、何度も同じような作業をする必要がなくなります。売上データや社員マスタ、案件マスタなどのデータを格納するシートやテーブルのレイアウトについては固定化しておき、データの差し替えだけでグラフが変わるような仕組みを作っておくと便利でしょう。

 

この辺りの作業はどうしても属人的で担当者にしかわからないブラックボックスになりかねないところなので、データ処理のプロに依頼して、ある程度汎用化しておくことも大変効果的です。

 

レポーティングのためのデータ管理

レポーティングを効率的に行うためには、そのインプットとなるデータ管理がとても重要になります。プロジェクトデータや売上データなどの元データを、各レポートを作るたびにコピーしてきて、途中まで全く同じ集計作業をレポートを作るたびにやって、少し違うレポートを何十個も作ってしまう、という以下の図のような事態は絶対に避けなければなりません。

図2

 

同じデータを各シートにコピーして、同じ集計作業を行い、同じような関数をたくさん張り付ける、というような作業をしていると、生産性が悪くなるだけでなく、ミスも多くなるし、もっと細かい話をすれば、Excelファイルの容量が大きくなり(いわゆる「ファイルが重くなる」状態)、ファイルを開くだけでも時間がかかってしまいます。

 

レポーティングを効率化するためのコツは2つあります。

 

  1. 同じデータを何度もコピペするのはやめる
  2. 途中まで集計を終えた状態の「中間集計」データを作る(類似するレポートを作るたびに似たような集計をするのは作業のムダなので)

それを図にすると以下のようになります。

図3

 

中間集計Aのデータを少し加工すればシート1やシート2になり、中間集計Bのデータを少し加工すればシート3やシート4になる。今後同じようなレポートを作るときに、中間集計データがあればそれを使いまわせる。データの持ち方をちょっと変えるだけで、レポーティングが大変楽になります。

 

実務担当者の方はその作業において必ずといっていいほど「自己流」の作業をしています。「自分なり」に改善して、「自分なりに」効率化された作業なので、「自分の中では」ある程度満足しています。しかし、プロから見ると驚くほど効率が悪い作業をしていたりします。その非効率さは、なかなか自分では気づけないんです。気づけないから、ずっとその非効率なやり方でやってしまう。その結果、膨大な労力をかけて、膨大な時間のロスをすることになるのです。

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