法務部門の業務改善

法務部門の主要な業務は契約書の作成と管理です。Wordで文書を作成し、紙に印刷して押印するので、あまり業務効率化の余地がないものと思われがちですが、Word VBAを使えば業務をかなり楽にすることができます。

 

契約書の体裁を整える

契約書の体裁はほぼ決まっています。「章」「節」「条」「項」「号」といった具合に、階層が決まっています。これらをWordのスタイルとしてメンテナンスしやすいように設定しておくのが第一歩です。

 

会社としての条文レイアウトが決まっていれば、他社から受け取った契約書であっても、自動で体裁を整えることが可能になります。ファイルからファイルへとスタイルをインポートし、文章パターンによって「条」なのか「項」なのかを判別して、その部分に「条」や「項」のスタイルを適用する、といったことがWord VBAを使えば比較的容易にできます。

 

また、1~9の数字は全角にし、10以降の数字は半角にする、といった作業は、手で修正していくとどうしてもミスが残ったままになりやすいですが、VBAで自動化されていればもう気にする必要がありません。ちょとした細かいことでも、意外と工数がかかる、ということが多い契約書ですので、自動化できるところはしっかりと自動化しておくことをお勧めします。

 

契約書管理とインデックス化

契約書は紙にして、自社とお客様の双方が押印の上、それぞれ1通ずつ原本を保管します。その原本の保管に関しては、単純にファイリングしてキャビネットの奥にしまっておけばいい、という話ではありません。契約書ごとに契約期限はあるし、契約の自動更新もあるし、紛争が起きた場合には契約書上の重要事項を手早く確認したり、契約書の保管場所を素早く探し出せる必要があります。

 

そこで必要になるのが、契約一覧です。紙のファイリング時に契約書番号をファイルに貼りつけておき、同時に契約をパソコン上で管理する契約一覧(Excel)にも契約書番号を入力するとともに、契約書の重要な個所や契約期限など最低限の情報をExcelで管理しておく必要があります。期限が近付いてきたらアラートを出す、といった仕組みも構築していくことを検討されてはいかがでしょうか。

 

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