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【改善の第4ステージ】部門別業務の最適化「脱・手書き&手入力」

生産性向上の手引き
【改善の第1ステージ】業務改善マインドを強化
【改善の第2ステージ】目標業務プロセス定義
【改善の第3ステージ】電子化・ペーパーレス化
【改善の第4ステージ】部門別業務の最適化「脱・手書き&手入力」
【改善の第5ステージ】全社業務の最適化

 

電子化・ペーパーレス化が終わったら、ここからが業務効率化の真骨頂である、第4ステージ「脱・手書き&手入力」に突入します。

 

手書きから手入力へ

このIT全盛期の時代でも、手書き作業はいまだに多く残っています。例えば社内における稟議。決済金額や申請内容によって申請フロー(ワークフロー)は若干変わりますが、担当者→係長→課長→部長といったフローが一般的です。この稟議において使用されるのが稟議書です。申請書に対して、印鑑を押印してコメントを記入するといった作業を時間計測すると、1回稟議を回すのに1週間かかることもザラにありますよね。単に時間的損失が生まれているということではなく、意思決定の遅れという致命的な損害を生んでいることを認識すべきです。外部環境がこれだけスピーディに変わっている中、1回の稟議に1週間もかけているようでは重大な機会損失を生みかねません。

 

他にも、作業報告書や勤務報告書を紙で行っている企業はいまだにあります。紙に手書きする作業に比べ、パソコン上で手入力する作業では、作業時間が3分の1程度に短縮できます。手書き作業はExcelやWordなどを使って手入力作業にするという業務改善が、例外なく行われている必要があります。

 

手入力から自動入力へ

ExcelやWordなどのオフィスソフトを使った手入力は、手書きに比べれば時間がかからないものの、まだ業務改善の余地が大きい状態です。加えて、手入力は手書きと同様、どうしてもミスが発生してしまう作業です。人が頭を使って考えながら作業をする以上、ヒューマンエラーが必ず発生します。作業段階での工夫や、事後の入力チェックを何重にもすることでほとんどのミスを防ぐことができますが、それでもミスは残ります。

 

では、ミスを完全になくし、作業品質を最大限高めるにはどうすればよいのでしょうか?答えは、自動化するしかありません。コンピュータに作業をさせるのです。作業のすべてを自動化することはできなくても、業務を部分的にコンピュータに任せることで、作業品質や業務効率は大幅に上がります。具体的に業務のどこを改善できるのかわからない、という方は、ぜひ業務改善のプロにご相談されることをお勧めします。

 

図1

 

一つのタスクを構成する作業というのは、ほとんどが5つの作業に分類できます。それは、「データ入力」「データ集計」「データチェック」「データ出力」「データI/F(インターフェース)」です。

 

データ入力は個人のスキルに依存する部分が大きく、あまり自動化できる要素はありませんが、それ以外の作業はすべて自動化できます。ボタンを押すだけでデータを集計して、チェックして、チェックした結果間違いがあればメッセージを表示し、必要なデータを指定のフォーマットに出力し、他システムへのデータ連携用のインターフェースをすることも可能です。

 

手入力をなるべく減らして機械に任せられるところは任せる、そのために業務改善コンサルタントを活用する、というのがお客様にとって最善の解決策なのです。

 

付加価値の高い仕事にシフトする

業務効率化のメリットの一つに「コスト削減」があります。これは、事務作業などの業務を人ではなくシステムなどに任せることによって、事務作業員の人件費を削減することができる、という側面があります。しかし、私は人件費削減よりももっと大きな効果があると考えます。

 

それは、付加価値の向上です。事務作業員が、これまで事務作業に費やしていた時間や労力を、よりクリエイティブで、付加価値の高い作業に費やすことができる、ということです。

 

例えば、ある事務作業員(時給1,500円)が行っていた業務について、1日2時間分、月間で40時間分の作業を削減できたとします。そうすると、月間のコスト削減額は6万円になります。単純にそのコスト削減のメリットを享受するだけなら、6万円分の価値しか得られません。しかし、浮いた40時間で付加価値の高い作業をすることによって、月10万円の価値を生み出すことができれば、コスト削減で得られる以上の価値を得ることができます。

 

中小企業経営者のみなさまには、単にコスト削減の手段として業務効率化を行うのではなく、従業員から生み出される付加価値、ひいては企業価値を高めるために業務効率化を行っていただきたいと思います。

 

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  1. 2016年 6月 23日

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