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人事部門の業務改善のやり方

人事部門はバックオフィスの要です。業務の幅は広く、担当によって業務が属人的になりやすいのが特徴なので、業務効率化の余地が大きい部門であると言えます。

 

社員管理業務の効率化

社員の入社、退社に伴い、人事部門は社員マスタを更新しなければなりません。また、社員マスタは他の部門でも必要とされる特に重要なデータであるため、単に更新していればよいのではなく、他部門への情報提供(データインターフェース)も必要になります。

 

社員管理業務を効率化するには、メンテナンスしやすいよう社員データを正規化することから始めます。例えば社員、職歴、異動履歴、資格・スキルなどのようにデータを分解し、冗長なメンテナンスが発生しないようテーブルの構造を設計します。

 

図2

 

次に、各部門にデータ提供しやすいよう、社員関連テーブルを仮想化するビューが必要になります。もし部門ごとに要求するデータが類似しているなら、ビューをさらに仮想化した中間ビューを設計する必要もあります。

 

このように、主にデータベースの設計面でプロの知見を活かすことによって、社員の管理工数を大幅に削減する業務効率化が可能です。逆に言えば、プロが全く関与しないデータベース設計では、メンテナンスに莫大な工数がかかってしまうどころか、データの正確性さえも危うい状態になりかねないのです。

 

人事評価業務の効率化

人事評価には様々な手法がありますが、直属の上司による主観的評価のみを実施している企業は時代遅れでしょう。目標管理制度(Management by Objectives、略してMBO)による本人の目標設定をもとに一定事業期間の活動を行い、その達成度に基づき、直属の上司に加えて対象社員が実施した業務や業種に詳しい複数名のエキスパートによる客観的評価が実施されます。

 

人事評価の一連の過程で使用される評価シートはExcelで作成されていることが多いですが、そのシートを集計するところで人事部の作業負荷が増大するケースが多いです。全社員について提出されたExcelの評価シートは、VBAを使えば一発で一覧表にできます。項目ごとの点数評価から分布図や集計グラフなどを生成することも自動化できます。

 

社員教育・研修業務の効率化

社員教育・研修においては、研修コースの設計や管理、社員ごとの研修受講履歴の管理、研修受講者の評価や、受講者からのアンケート集計などの業務があります。中小企業ですと、研修管理をシステム化するまでの予算がない場合が大半なので、人事部の片手間で、研修コースや受講履歴の管理を実施しているケースが大半だと思います。

 

研修関連のテーブル設計を工夫して管理しやすくするとともに、アンケート結果の集計は自動化するなど、業務効率化できる部分は多いので、データベースのプロである弊社にご依頼頂き、業務を一度点検してみることをおすすめします。

 

採用業務の効率化

採用において使用するドキュメントから発生する業務として、履歴書のデータ入力や一覧表化、SPIや適性検査、性格診断等のデータ集計作業などが挙げられます。特に、応募者ごとに各検査結果や面接結果などを集計する作業についてはExcelを使って行っている現場が多く、しかも応募者ごとに手入力しているケースが多いので、業務効率化の余地は大変大きいです。

 

採用計画、採用方法の設計、採用試験会場の確保から当日の運営、試験後の集計、面接の連絡、面接官との日程調整、面接日の受付対応など、採用シーズンには激務が待っている中、少しでも業務負荷を減らしたいのが現場の本音でしょう。データ集計作業は自動化してしまうことをお勧めします。

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  1. 2016年 6月 21日

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