コスト垂れ流しの現状

あらゆる企業の経営課題として重要視されているものの一つに「業務効率化」や「コスト削減」があります。各中小企業は、コストを削減するために人件費を削ったり経費を削ったり、それはもう血の出るような努力をされています。

 

また、業務効率化を推進するために、CRMやSCM等のソフトウェアを購入したりITサービスを活用したり、多少規模の大きい企業なら高額な料金を払って自社システムを構築するといった経営革新を行っています。

 

しかし、投資した金額に見合う成果を上げられていないのが現状ではないでしょうか?IT投資するのはよいけれど、投資をする前にプロジェクトメンバーの心のベクトルを同じ方向に合わせましたか?正しい目標業務プロセスを策定しましたか?効果測定方法を取り決めましたか?客観的で定量的な目標値設定をしましたか?どれも中途半端で担当者任せにしているために、期待した効果が得られていない現場を私はいくつも見てきました。

 

業務効率化のために大規模なIT投資をする前に、やるべきことがあります。それは、目先の業務のコスト垂れ流しを改善することです。日常業務において業務効率化すべきところがいくらでもあるのに、それを放って新しいことに手を付けようとするために、コストばかりがかかってしまうのです。灯台下暗しとはこのことです。では、具体的にどのようなコスト垂れ流しが発生しているでしょうか。

 

 

属人的な作業のカイゼン

ITコーディネータ協会が策定したPGL Ver.2.0で定義された「IT経営成熟度」でいうと、6段階の中の下から2~3番目(成熟度レベル1)の状態に当たります。作業を認識しているものの、場当たり的(人によっては作業をやったりやらなかったりする)に行われている状態であったり、直感的に行われている状態です。

 

もう少し具体的なケースで言うと、業務を専任で担当している担当者が存在します。しかし、その担当者だけで行っているため、客観的に見れば非効率な業務を行っているにも関わらず、正しい業務改善が行われない状態のことです。以前、弊社のホームページ上で「Excel作業で疲れ切った経営企画部の女性の話」を書きましたが、まさにそのような状態で、その人ならではのやり方で業務が行われているのです。

 

担当者はマジメなので、本人としては日々改善を繰り返しており、本人の力量の中では最も効率的な状態にまで業務はカイゼンされるのですが、客観的に見れば依然として非効率な状態である、という悲しい状態です。ここから脱出するには、外部にアドバイスやコンサルティングを求めるしかありません。

 

重複したIT投資の排除

この前の記事「オフィス業務の体系図」でも書きましたが、部門ごとに似たようなIT投資を行っている状態です。特に大企業で起こりやすい問題ですが、同じような機器やソフトウェアを購入し、同じようなクラウドサービスを利用し、同じようなアプリケーションを構築しています。部門間での交流が希薄なために、二重投資していることにすら気づきません。

 

昔からアプリケーションを構築するプラットフォームはありますが、昔のわかりやすい例でいうとLotus Notes、今でいうとSalesforceのForce.comなどがそれに当たります。私が遭遇した面白かった事例として、営業部、人事部、購買部、管理部、情報システム部の5つの部門がそれぞれにアプリケーションプラットフォームを購入して、ほとんど同じ社員マスタを構築し、同じようなワークフロー(申請フロー)機能を実装し、同じようなファイル共有機能を使っていました。

 

結果として何が起きるかというと、ソフトウェアのランニングコストや、社員マスタをメンテナンスする工数が5倍になるという事態が起きました。同じことを5つの部門でやっているから当然ですよね。さらに、似たようなワークフローが社内に公開され、社内の稟議は大混乱を来しました。この申請はどの部門が作ったワークフローでやるのか、というくだらない揉め事が頻発しました。そんな混乱を1~2年やった挙句、最終的アプリケーションプラットフォームを全社で廃止する、という経営判断が下されました。

 

重複したiT投資は、場合によっては全社的な大問題になる可能性を秘めており、放置しておくとコストの浪費による大損失をもたらすのだということを、経営者や部門長のみなさんは認識しておかなければいけません。

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