【改善の第3ステージ】電子化・ペーパーレス化

生産性向上の手引き
【改善の第1ステージ】業務改善マインドを強化
【改善の第2ステージ】目標業務プロセス定義
【改善の第3ステージ】電子化・ペーパーレス化
【改善の第4ステージ】部門別業務の最適化「脱・手書き&手入力」
【改善の第5ステージ】全社業務の最適化

 

目標業務プロセス定義が終わったら、具体的に施策を実行する第3ステージ、電子化・ペーパーレス化に進みます。

 

ファイル共有・利活用のためのインフラ整備

電子化・ペーパーレス化のメリットについてまず整理しておきます。

図1

電子化・ペーパーレス化にはさまざまなメリットがありますが、最も大きいメリットは「情報の検索性の向上」です。紙だと、必要な情報探し出すのにすべての紙を漁って探さなければなりませんが、電子データ化されていれば、検索すれば一発で出てきます。

 

そしてもう一つ大きなメリットは「情報の再利用性の向上」です。類似した提案書やドキュメントを作成するときの労力がなくなり、結果として作業時間の短縮や、ドキュメントの付加価値向上につながります。

 

他にも、たくさんの紙を持ち歩くのは現実的には不可能ですが、電子化されていればパソコンごと持ち運ぶことが可能になります。持ち運びの容易性(ポータビリティ)が高まるので、セキュアなノートパソコンさえあればどこでも仕事をすることができ、ワークスタイルの改革へとつながります。

 

また、紙の量が減るために、紙の保管コストが当然下がります。法的にどうしても紙で残しておかなければならない、取り締まり厄介の議事録や、契約書等を除き、すべて電子化したうえで、紙を焼却しましょう。

 

新規ドキュメントの電子化運用開始

これまでに社内で作成された膨大なドキュメントをすべて整理化するのには、莫大な時間がかかります。また、紙の文書の中には電子化しなくてもよいものも含まれていますので、電子化する前に取捨選択が必要になります。そういった追加作業が発生するものは後回しにし、まずはこれから発生する、あるいは現在作成中のドキュメントの電子化運用を開始します。

 

これから作るドキュメントはすべてExcelやWordといったソフトを使って作成し、社内ストレージの共有フォルダに保管していきます。そのため、オフィスソフトの導入や、共有フォルダの設定など、電子化運用を開始するために必要な作業をここでやっておきましょう。

 

既存ドキュメントの選別・優先度設定

新規ドキュメントについては電子化・ペーパーレス化できるようになったら、次に過去に作成したドキュメント(既存ドキュメント)のうちどれを電子化するかという、電子化基準を策定します。

 

法的に残さなければならない文書は当然紙のまま保管していればよいです。業務上使っている文書は、電子化したほうがよいでしょう。業務上使っていても、例えば3年以上前のものならスキャナーで読み取っておいて、紙は廃棄する、ということでも構いません。それぞれの文書の特性を踏まえて、電子化するかしないかを決定していきます。

 

そして、電子化するとしたものについては、その中でも優先度を決めていきます。使用頻度の高いものや、現状の業務に関連するものについては、単にスキャナーで読み取ってPDFで保管しておくだけでなく、パワーポイントなどの形式でデータ化しておく必要があるでしょう。検索性や再利用性の観点から、社員の便益が高くなるよう、施策を決定する必要があります。

 

既存ドキュメントの電子化

電子化・データ化方針が決定したら、実際の作業に取り掛かります。その前に、電子化・データ化の作業工数を見積もって、スケジューリングしておきましょう。作業要員は、すべて社員から賄うのが難しければ、一時的に作業要員を外部から確保するなどの対応が必要になります。いずれにせよ、すべてのドキュメントを電子化・データ化するということは考えずに、まずは必要なところだけ対応する、というスタンスでいくことをおすすめします。

 

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