ブログ

【改善の第2ステージ】目標業務プロセス定義

生産性向上の手引き
【改善の第1ステージ】業務改善マインドを強化
【改善の第2ステージ】目標業務プロセス定義
【改善の第3ステージ】電子化・ペーパーレス化
【改善の第4ステージ】部門別業務の最適化「脱・手書き&手入力」
【改善の第5ステージ】全社業務の最適化

 

業務改善マインドを強化したら、業務改善の第2ステージである目標業務プロセス定義に進みます。ここで重要となってくるのが要件定義(参考:業務改善を成功させる「要件定義」とは)です。

 

現状業務プロセス調査

現状の業務プロセスをヒアリングします。業務プロセスに問題が生じているのは、現状の業務プロセスが明文化されていなからである場合も多々あります。明文化されていないということは、標準化・マニュアル化されていないということです。そうなると、業務を行う者によってやり方がバラつきが生まれ、全体でみて非効率的なやり方になってしまいます。

 

誰が、いつ、何をやっているのか、という観点から業務ごとにプロセスマップを作成するだけでも、業務のムダが見えてきたりするものです。

 

業務プロセス改善点の事前検討とヒアリング

業務プロセスのどこに問題があるのか、どうすれば改善できるのか、について弊社コンサルタントが仮説を立てます。これは、次の作業である「改善点のヒアリング」の前にやらなければいけません。コンサルタントは自らの知見によって、現状業務をどう変革すれば業務効率化が実現できるか、という目標業務プロセスについて、自分なりの答えを持っていなければいけないからです。

 

自分なりの答えとお客様の答えを突合して、相違点について議論していく必要があります。いきなりお客様からこことここを改善してくれという依頼を聞いてしまうと、お客様の私見によるバイアス(偏見)がかかってしまうからです。コンサルタントはまず自分の答えを用意しておき、その後お客様の答えを聞くのです。

 

 

目標業務プロセスのたたき台作成

お客様からの改善策を伺ったら、改善要望をリスト化して、そのすべての要望に対するコンサルタントとしての方針を記載していきます。どれか一つの要望も漏らしてはいけません。お客様の要望を粗末に扱うようなことがあってはなりません。要望を却下するのであれば、相当の理由が必要になります。理由もなく要望を却下するような横暴なことを行ってはいけないのです。

 

コンサルタントが描く目標業務プロセスと、各要望に対する対応方針を踏まえて、目標業務プロセスのたたき台を作成します。目標業務プロセスを作成する段階で、コンサルタントは何度も思考を繰り返すことによって、業務プロセスの隅々に至るまで、どんな反論が来てもこたえられるようになります。

 

図6

 

コンサルタントは一度作成した目標業務プロセスについて、自らが反論者となり、ここはなぜそうなるのか、本当に必要なのか、こうすることはできないのか、といったあらゆる反論を自分に対して投げかけます。反論が合理的であれば、その意見を取り入れて、さらに目標業務プロセスの改善を加えていきます。

 

利害関係者との調整

利害関係者全員との打ち合わせの場を設け、コンサルタントは目標業務プロセスのたたき台を説明します。目標業務プロセスのたたき台は、利害関係者全員へのご提案です。利害関係者のすべての想いを踏まえて作り上げ、練り上げたたたたき台ですから、大半の利害関係者の合意を得ることはできます。

 

利害関係者の反論がある場合、それに対してなぜたたき台が合理的かをロジカルに説明します。考え抜かれた成果物は、強く、たくましいものです。どんな反論がきても、それに対する合理的理由が必ず述べられる状態になっています。根気よく議論を続け、新たに利害関係者の懸念や要望が出てきたら、それを丁寧にたたき台に反映させていきます。

 

利害関係者との打ち合わせが5回ほど行われれば、ほぼ全員の意思が合致します。合意できたら、合意できたことを証明するエビデンスを残しておいたほうがよいでしょう。関係者がそれぞれ署名するのでもよいです。関係者全員にメールを書いてもらうのでもよいです。目標業務プロセスが定まったら、次の段階以降の具体的なアクションへとつなげていきます。

 

 

関連記事

  1. この記事へのコメントはありません。

  1. 2016年 6月 21日
  2. 2016年 7月 01日

ページ上部へ戻る