紙を電子化する方法 ~Excel・Wordで手書き業務効率化~

紙で提出しなければならない書類って、面倒ですよね。申請書や届出、報告書など、氏名・住所・勤務先などを手書きしているだけでも結構時間がかかります。1回あたり30分かかるとすると、塵も積もれば山となるで、1ヵ月あたり10時間も費やしてしまうことになります。時間のムダ、労力のムダ、おまけに手書きだとミスも多い、本当に何もいいことがありません。

 

今回は、そんな悩みを一発で解決する方法を具体的にご紹介していきます。作業は簡単、たったの5ステップです。

 

1.スキャナーで紙を画像にする

まず、紙の書類をスキャナーで読み込んで、画像にします(これ以降、A4サイズの想定で話を進めます)。

 

g001

 

画像のファイル形式はJPEGでもPNGでも何でも構いません。複合機なら、USBメモリを差し込んで、読み込んだ画像を保存しておき、それをパソコンに取り込みます。

 

すると、以下のような画像ファイルができあがります。

ます調査表_01

 

PDFの場合は、Adobe Acrobatを使えば手っ取り早く画像に変換できます。Adobe Acrobatを持っていない方は、Smallpdfといったサービスを使えば瞬時に画像変換できますよ。

FireShot Capture 74 - smallpdf.com - 無料 PDF の変換はこちらでどうぞ! - https___smallpdf.com_jp

 

2.画像をWordに貼り付ける

まずWordを開きましょう。ExcelやPowerpointでもできますが、A4サイズで印刷するならWordが一番手っ取り早いです。以下、Word2010を使った操作手順を書きますが、Word2013、Word2016でもほぼ同じです。

 

「挿入」メニューにある「図」をクリックし、さきほど変換した画像を挿入します。

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図を挿入したら、図を右クリックして、「レイアウトの詳細設定」をクリックします。

2

 

「文字列の折り返し」で、「前面」を選択して、「OK」をクリックしてください。

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次に、図の大きさを調整します。Wordの余白ギリギリまで、図を拡大してください。余白の白色と、背景のグレー色の境界線までぴったり図を拡大します。

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3.Word上で入力欄を作る

続けて、入力欄を作っていきます。「挿入」メニューの「図形」をクリックし、「テキストボックス」を追加してください。

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テキストボックスを、各入力項目の枠に合わせて整形してください。

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4.Excelに一覧表を作る

先ほど作った入力欄に自動でデータを入れていきたいので、その元となるデータを作っておきます。

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5.ExcelからWordにデータを入れる

あとは、ExcelからWordにデータを入れていくようプログラムを書けばオッケーです。

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例えば、

「.Shapes(“調査作業者”).TextFrame.TextRange.Text = “山田 太郎”」

というプログラムは、「調査作業者」というテキストボックスに、「山田 太郎」という文字を入れてほしい、という命令です。これを実行すると・・

 

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テキストボックスに値が入りました。他の入力項目についても同じようにテキストボックスを用意して、同じようにプログラムを書いていけば、簡単に電子化ツールを作ることができます。

 

電子化することのメリット

紙に手書きしていた作業を電子化すると、入力の手間が省けて楽になる!・・だけじゃないんです!!もっと大きなメリットがあります。

 

データを管理できる

手書きというのは、データ管理していないことと同じです。紙で書いた書類はだいたい紛失するか、倉庫の奥のほうに格納されて、二度と使用されることがないシロモノになります。

 

一方で、電子化するとExcelなどを使ってデータを管理することになります。データを管理すると、書類の情報を集約(一元化)することによる効率化が図れます。複数の書類を作る場合には、各書類に記載する内容を見比べて、記載ミスを事前に発見することも可能になります。「データの管理」は、業務効率化の第一歩なのです。

 

データの再利用が可能になる

実はこれが最も大きなメリットと言えます。似たような書類を毎回手書きで書くのは大変ですが、一度電子化してしまえば、似たような書類を作る工数がほぼゼロになります。それは、データを再利用できるからです。先ほどのエクセル表で、氏名だけ修正して出力すれば、10秒くらいで書類を作ることができます。

 

手書きで書いた書類は再利用できないので(修正ペンを使って一部修正してコピーする、といった手は使えますが)、ほとんど同じ書類でも必ず手書きをする作業が発生してしまいます。データを再利用することで、データを流用して作業を効率化することができます。

 

これまでに無駄な労力と時間を費やしてきたあなたも、電子化で業務効率化してみてはいかがでしょうか。

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