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入社2年目の社員が仕事で守るべき10のルール

会社に入って右も左もわからない状況から少しは職場に慣れてきて、先輩たちともコミュニケーションが取れるようになってきたでしょう。そこで今回は、早く独り立ちするために自分の仕事のやり方を見直すことを考えてみたいと思います。

 

1. 質問する前にまず自分で調べる

わからないことに直面するとすぐ聞くという人がいます。聞かずにスルーするよりはマシですが、先輩や上司は自分より稼いでいる人たちで、その貴重な作業時間を奪ってあなたのために時間を割くわけですから、礼儀としてまずは自分ができる範囲で調べて、考えてみることにトライしてください。さっぱりわからないにせよ、何らかの仮説を持って質問に臨むことは、お客様と仕事する上で必ず役に立ちます。

 

2. 30分考えてもわからなければ聞く

わからないとすぐ聞く、の正反対に、一人で考え込んでずーっと時間を浪費するタイプの人がいます。考えてもわからないことだってあるし、調べても見つからないこともあります。人に聞く前にまず自分で調べたり考えるという姿勢はとても大事なのですが、一人で調べるのにどこまで時間をかけてよいか、という目安が30分です。30分間一生懸命調べて何も出てこないなら、潔く先輩の知恵を借りましょう。時は金なりです。

 

3. できないのにイエスと言わない

新入社員のころは与えられた仕事をただがむしゃらにやることが多いと思います。指示されたことは基本的にすべてイエス。やります、やれますという回答をしていたと思いますが、入社2年目ともなればその姿勢を少し改めなければなりません。できないのに「やります」と言って、結果的にできなかったらどうでしょうか。じゃあなぜ最初から「できない」と言わなかったのかを叱責される・・くらいならいいものの、お客様仕事であれば信用を失って二度と仕事の依頼が来なくなるかもしれません。タスクの内容と期限を聞いたら、自分なりに工数を見積もって、実行可能かどうかを判断する、すぐに判断がつかないのであれば一旦持ち帰って工数を精緻に見積もる、というトレーニングをしましょう。工数が見積もれなければ、少し着手してみて、その進み具合から全体の工数を類推するという方法もあります。

 

4. ノーと言う前にどうすればできるか考える

何か仕事を指示したときによくあるのが「できません」という回答です。「できません」だけ言われるとそこで会話が終わってしまいます。どうすればできるかを何も考えずに拒絶する、これぞダメ社員の典型ですね!そうではなく、どうすればできるのか考えましょう。100の仕事のうち60ならできる、もう1日もらえれば残り40もできる、という回答はGoodです。あるいは、この部分を誰かに手伝ってもらえれば期限内にできます、今抱えているこの仕事を後回しにすればできます、といった回答もいいですね。そのように言ってくれると上司にとってはトレードオフや作業量の妥当性を評価しやすくなり、もう一人アサインするから頑張ってみろ、とか、その仕事は後回しでいいから、などと言えますから、建設的な会話が成立します。目の前に仕事をくれる人がいるんだから、その人の期待に応えるために自分はどうすればよいか、という誠意をもっていれば、自然と建設的な会話になっていくことでしょう。

 

5. 提出する前に一度見直す

作成した文書などを何も見直さずに提出する人がいます。自分の力をどれだけ過信しているのかと疑問に思ってしまいますが、人間なのだから必ずミスはあります。自分の能力は不完全であり、まだまだ知識は未熟であり、自分がやることには必ずミスがある、という前提で仕事をするように心がけたほうがよいです。そうすれば、一度作成した後に自分の不手際がないか確認し、より品質の高い成果物を出すことができるようになるでしょう。

 

6. どんなに煙たがられても聞くべきことは聞く

上司がとても慌ただしく、そんな中で急ぎの仕事を振られることがあると思います。こういう内容の資料を作っといて!と言われて「はい」というのはよいですが、いつまでに、誰に配布するもので、どの程度の分量の資料かがわからなくて、結果的に中途半端な資料を作成して上司に怒られる、なんて経験が出てくると思います。相手が望む成果を出すには、相手の期待を知らなければいけません。逆に言えば、相手の期待がしっかりわかるまでは軽はずみに仕事を引き受けるな、ということです。そして、期待がしっかりわかるまで意地でも相手にくらいついて質問しろ、ということです。そこで煙たがられようが怒られようか、不完全な仕事をするよりはマシです。指示する側にも説明責任があるわけですから、堂々と喰らいついていきましょう。

 

7. タスクを整理して優先順位をつける

目の前の仕事をかたっぱしから片づけていく、というのは非効率なことです。その日にやるべきことをリストアップし、期限と重要性の観点から仕事をやる順番を決めていきましょう。さらに、仕事をやる順番を踏まえてどれとどれをまとめてやれば効率がよいか、この仕事をやるにはどんなリソースが必要か、などと考えて、効率的かつ効果的に成果を出すにはどうしたらよいかをしっかり考えてから行動すると、驚くほど成果が変わってきます。1日の流れを何も考えずにただ与えられたタスクを消化していくタイプの人は、進捗を把握できませんし、進捗が遅れたときの対処を検討することもできません。そこで、仕事ができる人できない人の差が歴然としてくるのです。

 

8. 案は2つ以上用意する

案を用意するなら、1つではなく、必ず2つ以上考えましょう。複数の案を用意することには多大なメリットがあります。比較対象ができることによって、客観的な評価基準を設定することが可能になりますし、案をぶつけることによってブラッシュアップすることができるようになります。また人間の習性として、選択肢があるとその中で選択しようとする傾向があります。これはとても効果的で、迅速な意思決定にとても効果的です。1つ考えて終わり、ではなく必ず2つ以上考えるクセを普段からつけましょう。

 

9. 失敗したらすぐエスカレーションする

失敗することなんてしょっちゅうあります。そのときはすぐに上司に報告(エスカレーション)しましょう。怒られるのを恐れてしばらく何も言わずにいるのは精神衛生上よくないし、時間が経てば経つほど失敗に対してできる手立てが減っていきます。つまりダメージがどんどん大きくなっていく、ということです。即座に報告してくれればいろいろの手の打ちようがあったのに・・なんていう事態になっても後味悪いですよね。怒られようが殴られようが、まず報告。そしてどうすればダメージを最小限に抑えられるかを冷静になって考える、ということを徹底しましょう。

 

10. 愚痴を言う前に改善案を考える

私は、自分が何か変える努力すらしていないのに、自分に降りかかってきた災難や、仕事の愚痴をただ言っている人を見るのが大嫌いです。もちろん変える努力をしてもどうにもならないことはありますが、変える努力を全く何もしていない人が世の中の大半なのではないかと思います。悪い状況を変えるために、あなたは方策を考えましたか。それを少しでも実行に移しましたか。愚痴を言う人は、自分が何かをやっても何も変わらない、今と言う不満だらけの状況を甘んじて受け入れているだけの弱者です。受け入れたんなら文句言うな、と言いたくなります。少しでいいから、自分の力で、自分の信念で周りを変えていけるよう努力してみましょう。

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